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Aumenta la productividad y la motivación gracias a Zoom

30 mayo 2020
motivacion zoom

Advertencia: Este no es sólo otro artículo sobre la comunicación efectiva en el lugar de trabajo. Esos artículos pueden ser verdaderos festivales de siesta.

Este artículo es totalmente diferente. Hemos reunido investigación, tendencias y experiencia personal para ofrecerles el mejor resumen de las estrategias de comunicación efectivas. Estas estrategias no sólo son únicas, sino que también pueden ser implementadas en su empresa hoy.

¡Vamos a sumergirnos!

Por qué las estrategias de comunicación efectivas en el lugar de trabajo son esenciales

Hay innumerables beneficios de una comunicación efectiva en el lugar de trabajo. Cuando los empleados se sienten escuchados, se crea un ambiente de trabajo positivo. Esto lleva a empleados felices, y una fuerza de trabajo feliz es productiva.

La comunicación adecuada también ayuda a garantizar que los proyectos se completen con el mayor éxito y rapidez posible. Por el contrario, una mala comunicación conduce a errores, que afectan a la velocidad y la calidad del proyecto. Una gran comunicación también lleva a que se compartan las ideas. Esto, a su vez, conduce a una mayor innovación.

En resumen, la comunicación efectiva dentro de una organización eleva la moral y el rendimiento, ayuda a crear confianza entre los empleados, aumenta la lealtad y puede evitar que surjan problemas importantes (como demandas).

¿Cómo se mejora la comunicación?

Un estudio reciente reveló que el 79% de los trabajadores en los EE.UU. dicen que es más probable que reciban sus noticias a través de la viña de la oficina, en comparación con las comunicaciones corporativas oficiales. Según ese mismo informe, el 49% de los trabajadores están descontentos con la forma en que la alta dirección se comunica. Esto no es un buen augurio para la retención de los empleados.

Aquí está el porqué:

Imagen de estudio de HBR

Fuente: Harvard Business Review

De acuerdo con el estudio anterior, las formas más fáciles para que los líderes de la empresa mejoren la comunicación son reconocer los logros de los empleados, dar instrucciones claras, hacer tiempo para reunirse con sus empleados y crear entornos abiertos para hablar con los subordinados.

Siete estrategias de comunicación efectivas que puede usar hoy en día

Sigue leyendo para conocer nuestras estrategias favoritas para una comunicación efectiva, y prepárate para revolucionar tu negocio.

1. Empiece a usar las herramientas adecuadas para su negocio

¿Recuerdas que el estudio de HBR dijo que el segundo problema de comunicación más común es no dar instrucciones claras? Bueno, si usted simplemente está «diciendo» a sus empleados qué hacer sin darles ningún tipo de orientación, eso es un GRAN problema.

Por suerte, las herramientas pueden ayudar con eso…

Pero debes evitar usar demasiadas herramientas. Los canales múltiples pueden ser confusos rápidamente. Por eso sólo sugiero tres herramientas, cada una con un propósito muy específico:

  1. El lunes, una herramienta de gestión de proyectos
  2. Slack, una herramienta de comunicación por chat
  3. Zoom, una herramienta de comunicación en video

La primera herramienta -Lunes- facilita la gestión de sus proyectos en los equipos sin que nada se escape.

Imagen de Softward del lunes

Es intuitivo y te permite ver en qué está trabajando todo el mundo de un solo vistazo, pero lo que realmente me encanta es cómo proporciona una experiencia de comunicación totalmente fluida.

Monday te permite conectarte con tu equipo desde cualquier parte del mundo y añadir tareas a una hoja de cálculo de arrastrar y soltar, lo que ahorra tiempo al eliminar el correo electrónico y las llamadas telefónicas. Para ver un rápido repaso de todas sus características, mira este vídeo.

Mientras que puedes comunicarte directamente en la plataforma del lunes para tareas individuales, también me gusta tener una especie de «sala de chat» para que los empleados interactúen. Ahí es donde entra el software de chat. Si aún no lo has oído, Slack es una fantástica herramienta de colaboración basada en la nube que mantiene a todos los miembros de tu equipo informados. Por supuesto, una vez que eres un Slackófilo (sí, me lo inventé), hay todo tipo de atajos que te permitirán aumentar aún más tu productividad y ahorrar tiempo. Echa un vistazo a estos consejos de Noah Kagan de Sumo.

Zoom también tiene un chat multiplataforma que vale la pena revisar si quieres pasar de tres herramientas a dos. Además, el vídeo de Zoom se integra con Slack, por lo que puedes tener una experiencia de chat a reunión perfecta usando ambas herramientas.

Ahora tienes una forma de comunicar sin esfuerzo las tareas y proyectos en línea (¡gracias, lunes!) y todo tu equipo está hablando entre sí a través del chat (bueno, hola Slack). Lo único que necesitas ahora es una forma de comunicarte visualmente.

Entra en Zoom.

El hecho de tener empleados o miembros del equipo en diferentes países hace que sea casi imposible reunir a todos en la sala de juntas para una rápida actualización de tu nuevo proyecto. Diablos, incluso tener a todos reunidos de diferentes departamentos en el mismo edificio puede ser difícil.

Zoom es un poderoso software que permite a los empleados conectarse por videoconferencia. Organizar una reunión online, proporcionar formación online al personal, crear una sala de conferencias Zoom para proyectos de colaboración, o montar un evento virtual en directo donde los participantes puedan conectarse con los ponentes. El video es muy superior al audio como forma de conectarse con los compañeros de trabajo, y ofrece una mejor vía de comunicación.

Un último consejo adicional: me gusta usar el Calendario para programar reuniones en varias zonas horarias. De esa manera puedes evitar el ir y venir de tratar de encontrar el momento adecuado.

La verdad es que no faltan herramientas increíbles que puedes usar para impulsar las comunicaciones de la compañía. ¡Pero estas tres herramientas son lo mejor de lo mejor!

2. Fomentar la comunicación bidireccional

Aunque no toda la comunicación tiene que ser bidireccional, es necesario poner más énfasis en algunos vaivenes. Por ejemplo, animar a sus empleados a hacer preguntas o a expresar sus opiniones les ayuda a sentirse más capacitados, lo que conduce a un mayor rendimiento. (Y menos errores.)

¿Cómo asegurarse de que se crea el ambiente adecuado para fomentar la comunicación bidireccional constructiva, especialmente entre superiores y subordinados?

La forma más fácil de hacerlo es establecer reuniones recurrentes para discutir el trabajo de un empleado (y del gerente). La mejor manera de hacerlo es ir más allá de la comunicación escrita y establecer una reunión en persona o una videoconferencia con Zoom.

Primero, pregúntele a su empleado sobre lo que hizo bien y pídale que le dé todos los detalles posibles. También debe dar una respuesta positiva sobre lo que hizo bien. Luego, pregúntele qué podría hacer de manera diferente la próxima vez. También debe sugerir, de manera positiva, lo que podría hacer de manera diferente. Este enfoque tiene múltiples ventajas: le dice a su empleado lo que le gustó y lo que no le gustó, mientras que también le ayuda a desarrollar la confianza y a establecer objetivos. Anota!

Además, las investigaciones sugieren que la mayoría de los trabajadores prefieren comentarios constructivos en lugar de elogios o reconocimientos. Y, más específicamente, las investigaciones muestran que los novatos prefieren los comentarios positivos mientras que los expertos disfrutan de los negativos.

Dar una retroalimentación productiva a los colegas es una forma de arte, y cuando se ejecuta de manera respetuosa, puede fortalecer las relaciones y mejorar el ambiente de trabajo.

3. Programar un registro obligatorio semanal (o diario)

Llevo trabajando en pijama desde casa desde 2014, y es cierto lo que dicen: una vez que te vuelves virtual, no vuelves. Pero a pesar de no estar en una oficina, sigo queriendo ver las caras sonrientes de mis colegas y conectarme con ellos frecuentemente. Y las videoconferencias son la mejor manera de hacerlo.

Organizar una llamada rápida con una agenda muy específica y mantenerla corta (digamos, 10-15 minutos), para que todo el mundo pueda registrarse, tiene muchas ventajas. Tocar la base de esta manera ayuda a los miembros del equipo a mantenerse conectados, refuerza los objetivos, mantiene abiertos los canales de comunicación y asegura que todos estén al tanto.

Imagen de la videoconferencia

¿Cuál es la mejor manera de organizar estas citas regulares?

Con Zoom, ¡por supuesto!

Reunir al equipo por videoconferencia es mucho mejor que hacer una llamada de audioconferencia. El video reduce las distracciones y mantiene a todos enfocados. Te sorprendería saber lo que la gente hace realmente cuando está en una llamada tradicional de sólo audio!

Haga preguntas abiertas tanto como sea posible:

  • ¿Con qué luchaste la semana pasada?
  • ¿Qué hiciste bien?
  • ¿Cómo podemos hacerte la vida más fácil en este proyecto?
  • ¿Cuáles son sus objetivos para la semana que viene?

Sugiero que haga comprobaciones diarias cortas y enfocadas (esas llamadas de 10-15 minutos) si puede, además de una llamada un poco más larga (digamos de 30 minutos) una vez a la semana para sumergirse en las preguntas más abiertas.

4. Organizar actividades únicas de construcción de equipos

¿Te avergonzaste al leer eso? No lo hagas. Esta es una excelente manera de impulsar la comunicación efectiva dentro de su organización.

Y cuando decimos «único», ¡lo decimos en serio! Cancelar el concurso de comer perritos calientes y saltar el nudo humano. En su lugar, visiten una sala de escape, organicen una búsqueda del tesoro en la ciudad, vayan a la tirolesa… Hay aproximadamente un millón de actividades interesantes de formación de equipos que pueden hacer. ¿Cuál es el beneficio? La creación de equipos mejora la productividad y el compromiso. Según un informe de Gallup de 2017, el 70% de los trabajadores de EE.UU. no están comprometidos y las empresas con trabajadores comprometidos generalmente ganan 2,5 veces más ingresos! Nota al margen: Gallup define a los empleados «comprometidos» como «aquellos que están involucrados, entusiasmados y comprometidos con su trabajo y contribuyen a su organización de manera positiva».

¿Listo para subir al carro de la construcción de equipos y aumentar tus ingresos? ¡Organízate y observa cómo mejora la comunicación en el lugar de trabajo!

Reunión de personas

Esta estrategia también es efectiva a menor escala. Organizar una actividad semanal divertida, como una noche de pizza y cine o juegos de cartas. Este tipo de ambientes informales permiten a los empleados de los diferentes departamentos relajarse, charlar y conocerse. Además, considere la posibilidad de realizar eventos de formación de equipos durante las horas de trabajo, ya que algunas personas tienen horarios fijos y no pueden quedarse hasta tarde. Incluso algo tan simple como un almuerzo semanal de la empresa con una «regla» que cada mesa debe sentar a personas de al menos tres divisiones diferentes.

¿Pero qué pasa si parte, o incluso todo tu equipo es virtual? ¡No se preocupe!

Hay muchas actividades virtuales de creación de equipos que pueden ayudar a crear proximidad entre los miembros del equipo, sin importar en qué lugar del mundo se encuentren. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden conectarse por videoconferencia y compartir y hablar de dos fotos de ellos mismos, sus familias, mascotas, etc. Esto permite a todos los miembros del grupo aprender un poco más sobre sus colegas.

5. Optimizar el flujo de información

En la mayoría de las empresas, la información fluye hacia abajo, desde la dirección hasta los empleados; de hecho, casi se filtra por la cadena de mando, hasta llegar al personal. A veces la información puede incluso no llegarles, si los directivos deciden no compartirla, por cualquier motivo. La información también se filtra hacia arriba, por lo que para cuando llega a los ejecutivos, puede estar distorsionada o diluida. Como se puede imaginar, estas son enormes barreras para una comunicación efectiva. Las habilidades comunicativas necesitan adaptarse a diferentes necesidades y situaciones, ya que algunas personas absorben mejor la información cuando es visual, otras cuando es detallada y otras cuando se les presentan ejemplos.

¿Cómo se crea un ambiente donde la información fluye?

  1. Proporcionar formación en comunicaciones al personal y asegurarse de que los sistemas de información adecuados están en su sitio (como usar el lunes para gestionar sus tareas e ideas, por ejemplo).
  2. Involucrar a los trabajadores y entusiasmarlos. Hágales preguntas. Responda a sus preguntas. Sea transparente.

Por ejemplo, puedes crear un tablero de «entrenamiento» el lunes que tenga todos tus procedimientos operativos estándar y videos de entrenamiento en un solo lugar. Puedes hacer que tus nuevos empleados los revisen y te hagan cualquier pregunta después.

¿Qué aprendimos?

Con suerte, has aprendido a crear comunicadores hábiles a partir de tus empleados (y de ti mismo). Ese es el objetivo!

Pero tendrá que averiguar a qué métodos serán más receptivos sus empleados y colegas específicos, y eso puede variar entre los departamentos. Los ingenieros pueden responder de manera diferente al equipo de recursos humanos, mientras que los diseñadores gráficos pueden ser aún más diferentes.

Como en cualquier proyecto empresarial, es importante evaluar la eficacia de sus estrategias de comunicación. Pregúntese a sí mismo:

  • ¿La productividad ha sido estable desde que se implementaron, o ha estado fuera de las tablas?
  • ¿Hay una mejor comunicación entre los gerentes y los empleados?
  • ¿Parece el personal más o menos comprometido?
  • ¿Hay otros impactos visibles?

Es vital hacer que la comunicación interna sea medible para poder ver lo que funciona y lo que no, y ajustarla en consecuencia. Sólo entonces puedes sentarte y ver cómo tu estrategia hace su magia.

Sobre el autor: Bill Widmer es un consultor de marketing de contenidos B2B y SEO. Le encanta crear contenido de clase mundial que se ubica en el primer lugar. Ha trabajado con Shopify, Sumo, Content Marketing Institute, y más.