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3 maneras en la que Zoom nos hizo más productivos

30 mayo 2020
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Las videoconferencias se han convertido en un aspecto integral de nuestra cultura. Hay docenas de formas de videoconferencia con nuestros amigos y seres queridos. Sin embargo, cada uno de estos programas de vídeo parece decepcionarnos de alguna manera. Se congelan. Dejan caer la llamada. Muestran el video al revés. El audio no funciona!

En el lugar de trabajo, es aún peor. Sólo mencionar la creación de una videoconferencia pone a la mayoría de los profesionales en un aprieto. Algo SIEMPRE parece ir mal. Entonces, si milagrosamente puedes entrar y ver a la otra persona, invariablemente se CONGELAN. Se convierte en una enorme pérdida de tiempo (y es totalmente agravante).

Así que puedes ver por qué tenemos muchas miradas extrañas cuando le decimos a la gente que hemos adoptado una estrategia de «SÓLO VÍDEO» en nuestro negocio. Usamos el video (específicamente, Zoom) para cualquier y todos los aspectos de comunicación en nuestro negocio que podamos. ¿Qué podría haber hecho necesaria tal política?

Mi marido Demir y yo dirigimos Lifehack Bootcamp, un curso de productividad en línea para gente ocupada que lucha por administrar su tiempo y su lista de tareas. Hoy en día, dirigimos nuestra empresa de forma completamente remota mientras viajamos por todo el mundo.

Así que, puedes imaginar que nos enfrentamos a varios problemas de logística:

  1. Comunicarse fácilmente con los miembros de nuestro equipo remoto
  2. Comunicándonos fácilmente con nuestros clientes!

Pero también descubrimos que con los avances que Zoom ha hecho, muchos de los inconvenientes que plagan las videoconferencias han desaparecido por completo. Desaparecieron los días de problemas técnicos, pantallas congeladas, retrasos de audio y «¿Hola? ¿Puedes verme? ¿Puedes oírme? ¿No? ¡Mierda!»

Hemos llegado a depender de ella de muchas maneras más allá de su propósito, y es la tecnología que nos permite viajar por todo el mundo mientras dirigimos un equipo de alto funcionamiento y mantenemos a nuestros clientes contentos.

Aquí están los tres principales hackeos que ilustran cómo hemos utilizado la comunicación por vídeo para reducir los problemas de comunicación a prácticamente cero.

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Y si quieres aún más, estamos organizando una cumbre online sobre cómo hackear tu TODO tu sistema de productividad y tecnología el 10 de julio. Lewis Howes, Mel Robbins, Dan Martell, Kevin Harrington, Greg McKeown, Jay Papasan, y otros 20 increíbles expertos están hablando. Consiga una entrada GRATUITA aquí mientras pueda: www.lifehackbootcamp.com/summit

Muy bien, ahora vamos a llegar a esos hackeos!

Hack #1: Reemplaza tu línea de conferencia con una reunión de Zoom

No hay nada más agravante que estar en una conferencia telefónica y que una de las personas en la línea no preste atención.

Se vuelve dolorosamente obvio cuando les haces una pregunta directa, y responden con «¿Qué, perdón? Estaba en silencio, ¿puedes repetir eso…?» ¡UGH! No están comprometidos, y se convierte en una reunión ineficaz y una pérdida de tiempo para todos.

Con la videoconferencia, todo el mundo tiene que «aparecer». No sólo en el sentido de entrar y salir del sistema, puedes ver su cara y comprometerte de verdad con ellos. Además, el 55% de la comunicación se basa puramente en el lenguaje corporal. Con el vídeo, se añade este 55% a la mezcla, lo que resulta en una comunicación mucho más clara.

Hack #2: Reemplazar las reuniones en persona con una reunión de Zoom

Las reuniones a menudo tienen que ser programadas con mucha antelación para que todos los involucrados puedan encajar en su horario. ¡Esto deja un gran espacio de tiempo entre el momento en que la reunión es necesaria y cuando realmente ocurre!

Incluso si una reunión está programada en una hora, hay una buena posibilidad de que todo el proceso que rodea a la reunión dure más de 30 minutos. Si no estás en la oficina, tienes que tener en cuenta el tiempo que se tarda en llegar. Toma unos minutos preparar la reunión. Siempre hay alguien que llega tarde. Lo más probable es que la reunión se prolongue en el tiempo. ¡Todo esto es una mierda de tiempo!

El hecho de poder conectarse simplemente a una reunión en línea, ya sea desde su casa, la oficina o una cafetería, elimina el tiempo superfluo que rodea a las reuniones. También reduce drásticamente la ventana de tiempo entre la programación de la reunión y la celebración de la misma.

Anteriormente, el uso de software de videoconferencia era un NIGHTMARE. Recuerdo como el milenio «simbólico» de que mi equipo fuera llamado a las reuniones de la junta directiva todo el tiempo sólo para tratar de hacer funcionar nuestro software. Hoy en día, gracias a la inversión que Zoom ha hecho en la interfaz de usuario, la videoconferencia es tan fácil como una llamada telefónica.

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Hack #3: Usar el Zoom para compartir la pantalla (con facilidad)

La mayoría de las personas que trabajan en oficinas dependen de un ordenador para la mayoría de sus tareas. Pero a menudo, no son capaces de llevar esos ordenadores a las reuniones. Esto causa un sinfín de problemas cuando se trata de resolver un problema técnico o visual en la reunión. Cuando trabajaba en una oficina, esto se resolvía haciendo cientos de copias en papel de nuestra agenda antes de la reunión. Otra enorme pérdida de tiempo y un uso ineficiente de los recursos de la empresa.

Como toda nuestra empresa está en línea, sería imposible aclarar las tareas o procedimientos con nuestros empleados si no pudiéramos compartir nuestra pantalla. Nos proporciona la capacidad de resolver inmediatamente los problemas, enseñar a nuestros empleados nuevos procedimientos, y compartir lo que hemos estado trabajando con nuestro equipo.

Usar Zoom de una manera poco convencional con un «Encuentro de Uno»

A veces ni siquiera una videoconferencia puede encajar en la agenda de todos, pero tenemos algo que realmente necesitamos enseñar o comunicar a nuestro equipo. En ese caso, entraremos en una sala de reuniones virtual y grabaremos una «reunión» sin ningún otro participante. Luego, enviaremos la grabación a nuestros empleados para que la vean cuando les convenga.

Esto nos permite explicar nuevos procedimientos, dar actualizaciones, y estar presentes para nuestro equipo incluso cuando ninguno de nosotros está en la misma zona horaria! La función de grabación en la nube significa que podemos documentar, explicar y almacenar vídeos en Google Drive fácilmente para poder formar a los empleados más rápidamente, dar información más rápida y mejor, y estar visualmente conectados con nuestro equipo remoto.

He pasado mucho tiempo buscando la mejor tecnología y técnicas para dirigir un negocio de forma remota, así que sé lo desalentador que puede parecer cambiar a la comunicación por vídeo. Por eso creamos la Cumbre del Salvavidas. Nuestra próxima cumbre va a tratar de cómo alcanzar su máximo potencial con los mejores trucos y herramientas del mercado. Estamos reuniendo a algunas de las mentes más brillantes de este espacio para ayudarles a usted y a su equipo a funcionar más eficientemente que nunca.